Už skoro rok se stále objevují nové a nové články, upoutávky a reklamy na téma, jak vhodně čas karantény využít k vlastnímu rozvoji, k učení se nových věcí. Pokud patříte do skupiny rodič na home-office & home-schooling, tak tvrzení, že karanténa je optimální čas pro váš osobní rozvoj, vás může dost namíchnout. Ale věřím, že i matky s dětmi si v tomto roce osvojily něco nového. Někdo vylepšil své jazykové znalosti nebo se naučil přesunout svůj business do online světa.

A jak si vedl management a personalisté s řízeným rozvojem zaměstnanců? Usnulo vše? Už všichni víme, že ne. Bylo například potřeba zaměstnance přeškolit na nový způsob prodeje/jednání se zákazníkem. Někde bylo potřeba zaměstnance motivovat a stabilizovat. Změny, které se odehrávaly, bylo potřeba přesvědčivěji komunikovat, lidem dodávat nové znalosti a dovednosti. Trendy se staly pojmy jako „remote leadership“, osobní restart, sebeřízení na „home-office“ aj.. Občas jsme mohli podlehnout dojmu, že vzdělávání zaměstnanců v online světě je zaběhlá věc a dělají to už prostě všichni. Platforem existuje celá řada, a tak přeci není problém, lidem poslat odkazy, nakoupit licence.

Jak ale přizpůsobit vzdělávání i tam, kde zaměstnanci  pracují z domova, jsou plně vytížení, přebrali velkou část nových úkolů (stali se třeba trasovači pro hygienu místo telefonních bankéřů) a nemají možnost se v určitý čas připojit na online výuku? Hned na několika projektech jsme si ověřili, že zde lze využít „microlearning“, který se v takových případech ukázal jako nejvhodnější a nejpřijatelnější forma.

Proč microlearning?

Skrývá se za tím jednoduchý příběh – jsme s klientem dlouho, rozvíjeli jsme dlouhodobě schopnosti jeho zaměstnanců, nejčastěji formou prezenčních tréninků. Na jaře přišla změna a my jsme diskutovali, jak nyní tyto lidi podpoříme. Co potřebují rozvíjet a jakým způsobem?

Důležité bylo, nechat jim chvíli čas, zaměstnanci si zvykali na nový režim. Po létě, kdy jsme všichni trochu uvěřili, že se život vrací k normálu, se najednou ukázalo, že odzkoušený nový režim práce přestává některé motivovat, jiným by se už moc chtělo zpět do kanceláře, další ztrácí výkon a obvyklé nasazení.

Po celou dobu jsme byli u klientů v roli poradců pro řešení tohoto problému. Trpělivě jsme diskutovali a zvažovali, jak stabilizovat a podpořit zaměstnance v souladu s hodnotami společnosti, jak jim vyjádřit poděkování a předat zprávu: „Vážíme si vás, vydržte s námi v této náročné době!“

Microlearning byl jediným možným a postupně se ukázalo, že i efektivním řešením pro živý kontakt s pracovníky, kteří byli po většinu dne připoutáni k online. Microlearning se pro ně stal důležitým pojítkem s firmou a současně nevstupoval v nevhodný čas do jejich telefonické komunikace s klienty.  Dobu online vzděláváni si mohli pracovníci vybrat či nastavit podle svých potřeb a možností.

Jak  microlearning funguje?

• Obsah je dostupný v telefonech, tabletech a je dobře viditelný, a to kdykoliv a kdekoliv (mezi jednáními, při čekání na autobus…).
• Učení trvá jen pár minut. V našem případě se jednalo vždy o jednu sadu interaktivních karet k jednomu tématu (např. jak pracovat na home-office, jak zvládat emoce, jak udržet sociální kontakt a být úspěšný, jak neztratit motivaci). Účastníci každých zhruba deset dnů obdrželi novou sadu interaktivních karet na další vybrané téma. Celý program trvá téměř dva měsíce.
• Pracuje se s příběhem, účastník má pocit, že je mu něco někým vyprávěno…
• Je to hra a zábava – součástí programů jsou herní prvky, testy a soutěže, které vtahují „do hry“.
• Texty jsou dobře čitelné a krátké (pamatujete si kdysi, že jedna SMS mohla mít pouze 160 znaků?). Zkušenost historického sms-kování jsme nyní museli znovu osvěžit.
• Využíváme ilustrace, animace (schémata, diagramy aj.), zařazujeme i videa a zvukové záznamy.
• Pro zájemce jsou připraveny další odkazy na prameny, materiály apod.
• Rekapitulační kvízy umožňují kontrolu, zda si účastník programu zapamatoval podstatné věci.

Jak microlearning hodnotili účastníci programu?

Co o programu psali účastnící? Nejlepší je citace…

„Líbí se mi obsahová náplň, kdy jsem se postupně dozvídal o tom, jak pracovat doma dlouhodobě, jak pracovat se svými emocemi, jak se nakopnout k další akci, ke změně…“

„Fajn byla „apka“ v mobilu, plná barev, videí, měla jsem pocit, jako by mi text někdo četl do ucha…
S netrpělivostí jsem čekala, co na mě vyskočí na další kartě nebo v další sadě“

„Fajn nápad na to, jak se dozvídat a zkoušet nové věci nebo si připomínat ty staré. Určitě v tom vidím budoucnost vzdělávání“

Co tomu říkají HR specialisté, kteří microlearning zadali?

Opět budeme jen citovat názor klientky:

„Dohodli jsme si společný obsah i plán rozesílání. Vše ostatní už bylo v režii Smarter týmu. Sami účastníky pozvali, oslovili a také sledovali počínání účastníků. Já sama jsem měla možnost být členem pilotní skupiny, bylo fajn vidět, jak se daří kolegům, spojit se s nimi i v době Covidu“.

A jak to vnímáme my, jako tvůrci?

Máme dlouholeté zkušenosti s e-learningem a online tréninkem, ale dostat naše obsahy vzdělávání do mobilní aplikace se nám zdálo ještě v únoru 2020 skoro nemožné. Zmizí lektor, zmizí interakce, zmizí možnost se rozpovídat nebo rozepsat! Přesto jsme se v březnu 2020 vrhli do tvorby pilotních sad microlearningových interaktivních karet. Zpracovali jsme nejdříve hodně aktuální témata: stres, strach… zvládání emocí, které lidi v té době ovládaly. Se zkušeností z prvních „prototypů“ karet jsme šli za klienty.

Věděli jsme, že tvorba karet, které uživatele neodradí po pár minutách, je nesmírně náročná.  Zjistili jsme, že něco, co lze „proklikat“ za 10 minut se opravdu vyrábí hodiny, možná i dny. A že to nezvládne jeden člověk, ale rovnou celý tým lidí. Bavilo nás to, že se z nás stali „scénáristé“, kteří musí promýšlet každé slovo a každou větu, aby to bylo chytré a současně zábavné, poutavé. Bavilo nás vyhledávat a komprimovat cvičení, kvízy, vytvářet animovaná videa, zvukové soubory...

Proč tedy ve vzdělávání využívat microlearning?

Je to způsob učení, který nevyžaduje hodiny prosezené na školení, ani nutnost v určitý čas si sednout k počítači a dvě nebo tři hodiny vydržet. Čas a „rytmus“ vzdělávání si určujete sami. Vybudujete si studnici znalostí, do které můžete sáhnout právě ve chvíli, kdy to při práci potřebujete. Můžete se učit, i když to právě vypadá, že nemáte na nic čas.

Známe možnosti, má microlearning i svá omezení?

Za nás jeden – nenatrénujete kontakt s druhým. Prostě „rolovku“ do microlearningu nedostanete. Můžete tam dát instrukce, návody, videa…ale…  Pro to, abyste viděli, zda zaměstnanec umí předat zpětnou vazbu (nejen o ní číst a samostatně si ji zkoušet) je dobré se s ním potkat osobně, byť v online prostoru. I tak je však čas takového setkání pro nás podstatně kratší, než kdybychom předem nevyužili microlearning. Pro klienty to znamená, že za méně peněz, mohou dostat více muziky a ušetřené prostředky účelně investovat třeba do dalších forem vzdělávání a rozvoje pracovníků.

Závěrem k microlearningu

Co tedy v závěru ještě říct o microlearningu? Situace, kdy potřebujete předat informace, znovu lidi vtáhnout do vzdělávání, ale i práce samotné, podpořit je, aby se ukotvili v náročném čase, stvořila tento příběh. Ale microlearning se hodí pro další a další situace: chcete rekapitulovat znalosti po tréninku? Chcete vytvořit vždy dostupné kompendium znalostí? Chcete udělat „manuál“ obsluhy, který budou lidé opravdu využívat?  Chcete firemní hodnoty dobře prezentovat širokému okruhu pracovníků?  Pokud si na uvedené otázky odpovíte „ano“, využijte naše poznatky z tvorby microlearningových programů a dobré zkušenosti našich klientů.

Lucie Mitrega, Senior Consultant